Hinweise und Informationen für die Teilnehmer

WHO

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Ankunft in Dänemark

Kopenhagen verfügt über ein gut ausgebautes öffentliches Nahverkehrssystem. Das Stadtzentrum ist vom Flughafen aus mit Metro, Bus oder Bahn zu erreichen (Metro- und Bahnanschluss in Terminal 3). Fahrkarten für Metro und Bahn erhalten Sie am Schalter der DSB sowie an Automaten im Bahnhofsbereich. Die Metro verkehrt täglich rund um die Uhr.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website  Visit Copenhagen .


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Klima und Kleidung

Im September liegen die Temperaturen in Kopenhagen gewöhnlich zwischen 10 °C und 16 °C.

Zwanglose Kleidung wird für alle Anlässe empfohlen.


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Beglaubigungs-schreiben

Die Beglaubigungsschreiben sollten vom Präsidialamt, vom Außenministerium, vom Gesundheitsministerium oder von einer anderen befugten Stelle wie der Ständigen Vertretung oder anderen hochrangigen Regierungsvertretern ausgestellt werden.

Trotz erfolgter Vorlage einer Kopie im Online-Verfahren sind die Mitgliedstaaten verpflichtet, Beglaubigungsschreiben noch vor Eröffnung der Tagung dem Sekretariat (Referat Leitende Organe) im Original vorzulegen. Nur Originaldokumente werden vom Vollmachtenprüfungsausschuss als offizielle Beglaubigung anerkannt.

Nach Regel 1 der Geschäftsordnung des Regionalkomitees für Europa kann jeder Mitgliedstaat höchstens zwei Repräsentanten benennen, die jedoch von Stellvertretern und Beratern begleitet werden können.


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Währung

Landeswährung ist die Dänische Krone (DKK).

Geldwechsel ist in Wechselstuben und Banken überall in der Stadt möglich. In der UN City gibt es einen Geldautomaten (nur Ausgabe von DKK , US$ und €).


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Ort und Zeit

Die 69. Tagung des WHO-Regionalkomitees für Europa (RC69) wird am Montag, den 16. September 2019 um 9.00 Uhr eröffnet und endet am Donnerstag, den 19. September 2019. Die Tagung findet am Sitz des WHO-Regionalbüros für Europa in der UN City in Kopenhagen statt.

Anschrift:
UN City
Marmorvej 51
2100 Kopenhagen Ø
Dänemark

Das RC68 ist eine rauchfreie Veranstaltung.


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Strom

Das Stromnetz liefert 220 V bei 50 Hz. Die in Mitteleuropa üblichen zweipoligen Europastecker sind in Dänemark die Norm.


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Hotelunterkunft

Aufgrund gleichzeitig stattfindender größerer internationaler Konferenzen in Kopenhagen besteht u. U. eine große Nachfrage nach Hotelzimmern im Stadtzentrum. Deshalb hat das Sekretariat für die Teilnehmer des RC69 eine Anzahl von Zimmern in Hotels mit zentraler Lage vorgebucht. Die Hotels sind in Anhang 1 aufgeführt.

Die vom Sekretariat vorgenommenen Vorabbuchungen sind nur bis zum 31. Juli 2019 gültig; danach werden sie freigegeben, um der Organisation die sonst anfallenden Gebühren zu ersparen.

Alle Teilnehmer, die die vorgebuchten Zimmer in Anspruch nehmen möchten, werden daher gebeten, dem Sekretariat ihren Wunsch bis spätestens 31. Juli 2019 mitzuteilen. Falls bei Ablauf der Buchungsfrist nicht alle Namen der Delegierten und Teilnehmer bekannt sind, genügt eine vorläufige Ankündigung der Anzahl der benötigten Zimmer und des bevorzugten Hotels sowie der ungefähren An- und Abreisezeiten. Die erforderlichen Angaben zur Person können dann jeweils nachgereicht werden. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Wunsch direkt an Frau Gitte Andersen Havn (eurorc69@who.int).

Für Änderungen an der Zahl der vorgebuchten Zimmer oder an den Belegungsdaten nach dem 15. August kann in den Hotels eine No-Show-Gebühr fällig werden. Etwaige Änderungswünsche hinsichtlich Daten und der Anzahl von Zimmern sowie die Bestätigung der Namen der Gäste sind an Frau Gitte Andersen Havn (eurorc69@who.int) zu übermitteln.

Alle Preise sind in Dänischen Kronen angegeben und enthalten bereits Mehrwertsteuer und sämtliche Abgaben.

Die gängigen Kreditkarten werden in allen Hotels akzeptiert.

Bitte beachten Sie, dass das Regionalbüro Unterkunft und Preis jeweils nur garantieren kann, wenn die Buchung bis zum 31. Juli 2019 erfolgt.


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Versicherung

Das Sekretariat haftet weder während der Konferenz noch in ihrem Zusammenhang für Unfälle oder Schäden unter Beteiligung von Konferenzteilnehmern oder deren Begleitung und für persönliches Eigentum. Die Teilnehmer sind daher gehalten, selbst für eine Kranken- und Reiseversicherung zu sorgen.


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Internet

Den Delegierten stehen während der Tagung Internet und Drucker zur Verfügung.


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Verdolmetschung und Erklärungen

Um es den Delegierten zu ermöglichen, den Beratungen der Tagung zu folgen, wird eine Verdolmetschung in die vier offiziellen Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Russisch) angeboten. Die Delegierten werden gebeten, eine Kopie der von ihnen abzugebenden Erklärungen an eurorc69@who.int zu übermitteln oder mindestens 30 Minuten im Voraus eine Druckfassung an ein Mitglied des Konferenzpersonals zu übergeben. Zwar ist es den Delegierten erlaubt, jeweils vom Text abzuweichen; dennoch dient diese Maßnahme der Klarheit und Genauigkeit der Verdolmetschung in alle Sprachen. Bei einer Einreichung per E-Mail sind jeweils der Name des Landes bzw. der Gruppe und die Nummer des betreffenden Tagesordnungspunktes anzugeben. Im Voraus eingereichte Erklärungen werden als vertraulich behandelt und bei der Erstellung des offiziellen Tagungsberichts mit der tatsächlichen Rede abgeglichen.


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Verkehrsanbindung und Nahverkehr

Zwischen den Hotels und UN City werden an allen Tagen Bustransfers angeboten. Auch für das Rahmenprogramm stehen Transfers zur Verfügung. Bitte beachten Sie die Fahrpläne und Mitteilungen, die im Foyer der empfohlenen Hotels und in der UN City aushängen.

Der Fahrdienst wird nur für die in dieser Broschüre genannten Hotels organisiert.

Wer in anderen als den empfohlenen Hotels unterkommt, muss seine tägliche An- und Abfahrt eigenständig organisieren. Auf der Website Rejseplanen können Sie Ihre Anfahrt genau planen.


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Mittagessen

Das Regionalbüro lädt die Delegierten von Montag, den 16. September bis Donnerstag, den 19. September zu einem Mittagsbuffet in der UN City ein.

Morgens und nachmittags gibt es je eine Kaffeepause.

Etwaige spezielle Ernährungsbedürfnisse sollten im Online-Anmeldeformular angegeben werden.


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Ärztliche Hilfe

Während der gesamten Tagung steht tagsüber ein medizinisches Team zur Verfügung. Wenden Sie sich an die Informationsstelle, wenn Sie Hilfe benötigen.


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Namensschilder

Die Registrierung erfolgt in der UN City. Sie beginnt am Sonntag, den 15. September 2019 in der Zeit von 15.00 bis 19.00 Uhr und wird am Montag, den 16. September ab 7.30 Uhr fortgesetzt. Die Namensschilder werden bei der Registrierung ausgegeben.


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Internet und soziale Medien

Das RC69 wird live im Internet übertragen. Während der Tagung werden Fotos und Videos von Teilnehmern und Diskussionen angefertigt, die im Internet eingestellt werden können. Die Teilnehmer können sich bei der Online-Anmeldung gegen eine Aufnahme auf Fotos und Videos entscheiden.

Die Teilnehmer werden dazu aufgefordert, sich per Twitter-Chat unter dem Hashtag #RC69Cph zu der Tagung zu äußern. Sie sind auch herzlich dazu eingeladen, dem Regionalbüro auf Twitter (@WHO_Europe) oder auf Facebook zu folgen.

Twitter: @WHO_Europe
@WHO_Europe_RU (Russian)
@WHO_Europe_DE (German)

Facebook: http://www.facebook.com/WHOEurope

Instagram: @whoeurope


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Persönliche Sicherheit

Wie in allen Großstädten werden die Delegierten auch in Kopenhagen zur Vorsicht ermahnt.

  • Seien Sie auf der Hut: Behalten Sie Gepäck und Akten- bzw. Handtasche stets im Auge und vermeiden Sie es möglichst, Aufsehen erregende und wertvolle Gegenstände sichtbar mit sich zu führen.
  • Fragen Sie immer nach einem Dienstausweis, bevor Sie Ihren Pass aushändigen.
  • Besondere Vorsicht ist am Flughafen, am Bahnhof und bei der Ankunft im Hotel geboten.

Die Notrufnummer für Polizei, Krankenwagen und Feuerwehr ist 112.


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Vorläufige Teilnehmerliste

Zu Beginn der Tagung wird eine vorläufige Teilnehmerliste (Dokument EUR/RC69/DIV/2) verteilt. Diese wird auf der Grundlage der bis Montag, den 2. September 2019 um 16.00 Uhr beim Sekretariat eingegangenen Beglaubigungsschreiben erstellt. Die Teilnehmer werden gebeten, alle auf dieser vorläufigen Liste enthaltenen Angaben zu überprüfen und das Sekretariat im Hinblick auf die Erstellung der endgültigen Teilnehmerliste über etwaige Änderungen oder Berichtigungen zu informieren.

Die vorläufige Teilnehmerliste wird nur auf Wunsch verschickt, und zwar auf elektronischem Wege. Die gedruckte Fassung wird den einzelnen Delegationen zu Beginn des RC69 ausgehändigt; weitere Papierkopien werden nicht verteilt.


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Mobile App für das RC69

Ein Mobile App für das RC69 mit sämtlichen Dokumenten, Einzelheiten zum Programm und praktischen Informationen wird den Teilnehmern bis 31. August 2019 zur Verfügung gestellt. Die App kann für iOS- oder Android-Geräte kostenlos heruntergeladen werden. Weitere Informationen über die App, einschließlich Anleitung zu ihrer Anwendung, werden vor Eröffnung der Tagung bekannt gegeben.


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Anmeldung

Zur Teilnahme an den Tagungen des Regionalkomitees ist eine Online-Anmeldung erforderlich. Der Link zum digitalen Anmeldesystem war im Einladungsschreiben an die Mitgliedstaaten vom Juni angegeben. In dem System für die Online-Anmeldung kann eine Ansprechperson pro Delegation benannt werden. Das Verfahren ist für alle Kategorien von eingeladenen Teilnehmern gleich.

Nach der Eintragung ins Anmeldesystem erhält die Ansprechperson eine E-Mail mit einen exklusiven Benutzernamen samt Kennwort und Link zum Anmeldesystem. Damit kann sie sämtliche Delegierte anmelden und ihre Namen sowie eine Kopie des Beglaubigungsschreibens mit der Zusammensetzung der Delegation übermitteln.

Das Referat Leitende Organe beim Regionalbüro prüft dann die Angaben der Ansprechperson und erstellt anschließend Namensschilder sowie eine vorläufige Teilnehmerliste.

Bei der Online-Anmeldung ist es außerdem erforderlich, die Felder für An- und Abreise, Hotelunterbringung, spezielle Ernährungsbedürfnisse, Begleitpersonen und Teilnahme an Nebenveranstaltungen auszufüllen. In früheren Jahren waren hierfür Formulare im Anhang der Hinweise und Informationen vorgesehen.

Die Online-Anmeldung für das RC69 sollte spätestens am Montag, den 2. September 2019 abgeschlossen sein.


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Sitzordnung

Die Delegationen der Mitgliedstaaten sitzen in alphabetischer Reihenfolge der Ländernamen in englischer Sprache.


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Sicherheitsvorkeh-rungen in der UN City

Der Zugang zur UN City erfolgt durch eine Sicherheitsschleuse. Sämtliches Handgepäck wird vor Betreten des Gebäudes durchleuchtet. Zur Vermeidung von Verzögerungen bei der Sicherheitskontrolle werden alle Delegierten gebeten, am ersten Tag spätestens 45 Minuten vor der Eröffnung der Tagung zu erscheinen. Dies wurde bei den Abfahrtszeiten von den in Anhang 1 genannten Hotels bereits berücksichtigt.

Nach der ersten Sicherheitskontrolle erhalten die Teilnehmer ihr Namensschild und eine Karte, die sie für den Zugang zu dem Veranstaltungsort und dem Tagungssaal sichtbar tragen müssen.

Angesichts der Sicherheitsvorkehrungen in der UN City wird allen Delegierten empfohlen, möglichst schon am Sonntag, den 15. September ihr Namensschild und ihre Zugangskarte in Empfang zu nehmen.

Sie werden gebeten, die Zutrittskarte beim Verlassen der UN City am letzten Tag ihres Aufenthalts an das Sekretariat zurückzugeben.


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Social events

Sonntag, 15. September 2019
19:00 Uhr

Begrüßungsempfang der WHO-Regionalbüro für Europa.

Montag, 16. September 2019
19.00 Uhr

Empfang der dänischen Gesundheitsministerin (Ort noch nicht festgelegt).

Dienstag, 17. September 2019
19.30 Uhr

Empfang der WHO-Regionaldirektorin für Europa.


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Vorlagen der Delegationen

Laut Geschäftsordnung sind Delegationen, die dem Regionalkomitee Resolutionsentwürfe vorlegen wollen, gehalten, diese spätestens zwei Tage vor ihrer Behandlung beim Sekretariat einzureichen, damit genügend Zeit für ihre Übersetzung in die Arbeitssprachen sowie ihre Vervielfältigung und Verteilung an die Delegationen bleibt. Auf Wunsch steht das Sekretariat gern für logistische und redaktionelle Unterstützung sowie für Recherchen bereit.


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Reisevorkehrungen

Die Delegierten sollten eigene Vorkehrungen für ihre An- und Abreise treffen. Falls jedoch Änderungen an bestehenden Buchungen notwendig werden, steht ihnen während der Tagung entsprechende Hilfe zur Verfügung.


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Visa

Für die Einreise nach Dänemark benötigen Staatsangehörige folgender Länder ein Visum: Albanien*, Armenien, Aserbaidschan, Belarus, Bosnien und Herzegowina*, Georgien, Kasachstan*, Kirgisistan, Montenegro*, Nordmazedonien*, Republik Moldau*, Russische Föderation*, Serbien*, Tadschikistan, Türkei*, Turkmenistan, Ukraine*, Usbekistan.

(*Ausnahmen sind für bestimmte Arten von Pässen möglich; bitte informieren Sie sich hierzu auf der Website des Außenministeriums (http://um.dk/en/travel-and-residence/short-stay-visas))

Allen Teilnehmern wird empfohlen, sich bei Buchung ihrer Reise nach Visabestimmungen zu erkundigen und sich ggf. für ihre Anträge auf eine Bearbeitungszeit von bis zu 60 Tagen einzustellen. Bitte beantragen Sie Ihr Visum rechtzeitig.

Das offizielle Einladungsschreiben der WHO ist dem Visumantrag an die jeweils zuständige dänische Botschaft oder das zuständige dänische Generalkonsulat bzw. an die jeweils für die Vertretung Dänemarks in Visumsangelegenheiten zuständige Botschaft beizufügen. Das dänische Außenministerium wird seine diplomatischen Vertretungen anweisen, bei Vorlage dieses Schreibens die Ausstellung eines Visums für die Einreise nach Dänemark zu unterstützen. Sollten Sie zur Begründung Ihres Visumantrags ein persönliches Einladungsschreiben des Regionalbüros benötigen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an eurorc69@who.int.

Weitere Informationen zu den Visabestimmungen für Dänemark finden Sie auf der Website des dänischen Außenministeriums.


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Arbeitssprachen und Dokumentation

Die Arbeitssprachen des Regionalkomitees sind Deutsch, Englisch, Französisch und Russisch. In einer dieser Sprachen abgegebene Erklärungen werden simultan in die drei anderen Sprachen verdolmetscht.

Die offiziellen Tagungsunterlagen für das RC69 sind ab Anfang August in deutscher, englischer, französischer und russischer Sprache auf der Website des Regionalkomitees verfügbar. Die Dokumente werden nicht per Post versandt.

Die Delegierten werden gebeten, sämtliche Tagungsunterlagen selbst mitzubringen, da aus Gründen des Umweltschutzes zusätzliche Ausdrucke nur auf Wunsch angefertigt werden (mehr hierzu in  Anhang 2).


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